Software voor groothandel: portaal, EDI en traceerbaarheid

Software voor groothandel brengt voorraad, bestellingen, levering en facturatie samen in één systeem. Het verschil met kassa- of webshopsoftware zit in wat zakelijke klanten verwachten. Ze bestellen via een B2B-portaal of via EDI, krijgen hun eigen prijzen en vragen het lotnummer bij elke levering.

De meeste groothandels verkopen dezelfde voorraad via meerdere kanalen. Een vertegenwoordiger neemt een order op, een vaste klant bestelt in het portaal en een retailketen stuurt een EDI-bericht. Zit elk kanaal in een ander systeem, dan weet niemand wat er echt nog ligt. In dit artikel lees je wat je software moet kunnen en waar je op let bij het kiezen.

Wat moet software voor groothandel kunnen?

Een webshop verkoopt aan iedereen hetzelfde product tegen dezelfde prijs. Een groothandel werkt met afspraken per klant, verpakkingseenheden en leverdata die moeten kloppen. Goede software voor groothandel vangt dat op zonder handwerk.

• Eén voorraad voor alle kanalen. Portaal, vertegenwoordigers, webshop, telefoon en EDI boeken af op dezelfde stock.
• Prijzen per klant. Elke klant ziet zijn eigen prijzen, en promoties stel je in op volledige productreeksen.
• Backorders en deelleveringen. Wat niet op voorraad is, blijft zichtbaar tot het geleverd is.
• Realtime zicht. Je ziet vandaag wat er verkocht is, wat er nog ligt en welke orders vastzitten.
• Koppeling met de boekhouding. Facturen lopen door naar Yuki, Octopus of Exact Online.

Het eerste punt weegt het zwaarst. Wat de ene verkoper belooft, moet de andere meteen zien. Anders verkoop je producten die er niet meer zijn. Je klant belt dan een week later over een levering die niet komt.

Hoe werkt een B2B-bestelportaal?

Een B2B-bestelportaal is een afgeschermde webomgeving waar zakelijke klanten inloggen en zelf bestellen. Dat kan ook ’s avonds of in het weekend. Voor je binnendienst betekent dat minder mails en telefoons om over te typen.

Zo’n portaal verschilt van een gewone webshop. Die trekt nieuwe klanten aan die producten ontdekken. Het portaal bedient vaste klanten die snel en vaak hetzelfde bestellen. Let bij het vergelijken daarom op deze functies:

• de prijzen en promoties die voor die ene klant gelden
• de actuele voorraad en een realistische levertermijn
• herbestellen vanuit een vorige order
• minimale afnamehoeveelheden en verpakkingseenheden
• leverbonnen en facturen om te downloaden

Een portaal is maar zo betrouwbaar als de voorraad erachter. Synchroniseert het eens per nacht met een ander pakket, dan toont het ’s ochtends voorraad die gisteren al verkocht is.

Wanneer heb je EDI nodig?

Grote afnemers bestellen zelden via een portaal. Retailketens en grote bouwmaterialenhandels laten hun inkoopsysteem de bestelling rechtstreeks naar het jouwe sturen, via EDI. Jij stuurt een orderbevestiging, een verzendbericht en een factuur terug. Niemand typt nog iets over.

Vaak is EDI geen keuze. Een afnemer meldt dat bestellingen vanaf volgend kwartaal via EDI verlopen, en wie niet volgt, verliest volume. Welke berichten er bestaan en hoe zo’n traject loopt, lees je in onze uitleg wat is EDI.

In de praktijk combineer je kanalen. Dit overzicht toont welk kanaal bij welke klant past.

Bestelkanaal	Typische klant	Wat het oplevert	Aandachtspunt
Mail en telefoon	Kleine klanten, dringende orders	Persoonlijk contact	Veel overtypwerk en foutkans
Vertegenwoordiger	Klanten die advies willen	Bijverkoop ter plaatse	Moet voorraad en prijzen live zien
B2B-portaal	Vaste klanten die geregeld bestellen	Zelf bestellen, ook buiten de kantooruren	Prijzen per klant en actuele voorraad
EDI	Retailketens en grote afnemers	Volledig automatische orderflow	Opzet en testtraject per afnemer

GTIN, GLN-nummer en lotnummer: welke gegevens verwacht je afnemer?

Wie aan retail of via EDI levert, werkt met GS1-codes. Een GTIN is het unieke productnummer onder de barcode. Volgens GS1 Belgium & Luxembourg zijn een EAN-code en een GTIN hetzelfde. Een GLN-nummer identificeert een bedrijf of locatie, zoals een magazijn of leveradres. Je software moet die codes per artikel en per klant kunnen bewaren.

Afnemers vragen ook steeds vaker het lotnummer bij elke levering. Voor voeding is dat wettelijk geregeld. Artikel 18 van de Europese verordening 178/2002 verplicht elke voedingsonderneming om leveranciers en afnemers te kunnen aantonen. Groothandels en distributeurs vallen daar ook onder.

Neem een voedingsgroothandel die bericht krijgt over een terugroeping van één lot. Registreert hij loten bij ontvangst en levering, dan vindt hij met één zoekopdracht elke klant die dat lot kreeg. Hij blokkeert de resterende voorraad, zodat niemand ze nog pickt. Zonder die registratie zoekt hij in leverbonnen en Excel-lijsten, of schrijft hij uit voorzorg al zijn klanten aan.

Lotnummers registreer je het vlotst met een barcodescanner of een app op de smartphone. Hoe dat werkt, lees je op onze pagina over traceerbaarheid.

Wat betekent de EUDR voor handelaars?

De EUDR is de Europese ontbossingsverordening. Ze gaat over zeven grondstoffen en de producten die ervan gemaakt zijn: runderen, cacao, koffie, palmolie, rubber, soja en hout. Voor een groothandel kan het dus gaan om chocolade, koffie of houten bouwmaterialen.

De regels gelden vanaf 30 december 2026 voor middelgrote en grote ondernemingen. Micro- en kleine ondernemingen volgen op 30 juni 2027. Die data staan in de laatste aanpassing van de verordening, zoals de Europese Commissie toelicht.

Wie een product als eerste op de Europese markt brengt, draagt de zwaarste plichten. Verder in de keten moet je vooral gegevens over leveranciers en afnemers vijf jaar bewaren. Wie lotnummers al koppelt aan inkooporders en leveringen, heeft het fundament liggen. Welke plichten precies voor jouw bedrijf gelden, hangt af van je rol en je producten. Laat dat nakijken door je sectorfederatie of adviseur.

Checklist: software voor groothandel kiezen

Leg deze vragen voor aan elke leverancier die je vergelijkt. Een vaag antwoord wijst meestal op handwerk of een extra koppeling.

Vraag	Waarom het telt
Putten portaal, vertegenwoordigers, webshop en EDI uit dezelfde voorraad?	Anders verkoop je producten twee keer
Kan je prijzen per klant en promoties op productreeksen instellen?	Klanten verwachten hun afspraken in elk kanaal
Welke EDI-berichten en standaarden worden ondersteund?	Je afnemer legt de standaard op, niet jij
Worden lotnummers geregistreerd bij ontvangst, picking en levering?	Een terugroeping hangt af van elk scanmoment
Kan het magazijn werken met een barcodescanner of app?	Zonder scannen blijft registratie handwerk
Vertrekken facturen via Peppol, op basis van wat geleverd is?	Verplicht in België en je vermijdt creditnota’s
Is er een koppeling met Yuki, Octopus of Exact Online?	Je boekhouder blijft in zijn eigen pakket werken
Hoe lang duurt de implementatie en wat kost ze?	Een ERP-traject van maanden past zelden bij een kmo

De factuur is het sluitstuk van elke order. Sinds 1 januari 2026 zijn gestructureerde e-facturen verplicht tussen Belgische btw-plichtigen. Dat meldden de FOD Economie en de FOD Financiën. Wat dat inhoudt, lees je in onze uitleg over de Peppol-verplichting.

Conclusie

Software voor groothandel draait om één vraag: zien al je kanalen dezelfde voorraad? Het B2B-portaal, EDI en lotregistratie bouwen daarop verder. Wie ze in aparte pakketten onderbrengt, verschuift het overtypwerk naar de koppelingen.

Deskflow brengt voorraad, orders, magazijn en facturatie samen voor bedrijven vanaf 2 gebruikers. Orders uit het portaal, van vertegenwoordigers, uit de webshop en via EDI komen in één orderflow terecht. Prijzen per klant en promoties op reeksen gelden in elk kanaal. Lotnummers scan je met de app bij ontvangst en picking. De facturen vertrekken via Peppol naar je klant en je boekhouding.

Veelgestelde vragen

Wat is software voor groothandel?

Software voor groothandel is een systeem dat voorraad, bestellingen uit alle kanalen, magazijnwerk en facturatie samenbrengt. Het ondersteunt B2B-functies zoals prijzen per klant, een bestelportaal, EDI, lotnummers en e-facturatie via Peppol.

Wat is het verschil tussen een B2B-portaal en EDI?

In een B2B-portaal logt je klant in en bestelt hij zelf. Bij EDI stuurt het inkoopsysteem van je klant de bestelling automatisch naar jouw systeem. Een portaal past bij vaste klanten, EDI bij retailketens en grote afnemers.

Is traceerbaarheid met lotnummers verplicht voor een groothandel?

Voor groothandels in voeding wel, via artikel 18 van verordening 178/2002. Wie producten onder de EUDR verhandelt, moet vanaf eind 2026 of medio 2027 ook leveranciers en afnemers kunnen aantonen. In andere sectoren vragen afnemers het vaak zonder wettelijke plicht.

Wat is een GLN-nummer?

Een GLN-nummer (Global Location Number) is een uniek nummer van GS1 voor een bedrijf of een locatie, zoals een magazijn of leveradres. Afnemers gebruiken het in EDI-berichten om te weten waar een bestelling vandaan komt en waar de levering naartoe moet.

Heb ik een ERP nodig als groothandel?

Niet noodzakelijk. Een klassiek ERP voor groothandel bevat vaak veel meer modules dan een kmo gebruikt. Je hebt vooral één systeem nodig waarin voorraad, orders uit alle kanalen en facturatie samenkomen. Voor een kmo volstaat vaak een lichter systeem dat koppelt met het boekhoudpakket. Meer over de opties lees je bij ERP voor kmo’s.