Algemene Voorwaarden

Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen gebruikt:

• Deskflow / De Cock ICT: BV De Cock ICT, Stationsstraat 20, 2980 Sint-Katelijne-Waver, België, ondernemingsnummer BE0891.296.376, handelend onder de naam Deskflow.
• Klant: de onderneming of zelfstandige die een abonnement heeft afgesloten op het Deskflow-platform.
• Gebruiker: iedere natuurlijke persoon die namens de Klant over inloggegevens beschikt en het platform gebruikt.
• Platform: de cloudgebaseerde softwareomgeving van Deskflow, inclusief alle modules, updates en gerelateerde diensten.
• Gegevens: alle informatie die door de Klant of Gebruiker wordt ingevoerd, opgeslagen of verwerkt via het Platform.
• Hosting: de technische infrastructuur die door of namens BV De Cock ICT wordt voorzien voor de beschikbaarstelling van het Platform.
• Overeenkomst: de afspraken tussen Deskflow en de Klant met betrekking tot het gebruik van het Platform, waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en diensten van Deskflow, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Deskflow behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen om gegronde redenen, waaronder wijzigingen in wetgeving, technologie of bedrijfsvoering. Wijzigingen worden ten minste twee maanden vóór inwerkingtreding schriftelijk of per e-mail meegedeeld. Indien de Klant niet binnen één maand na kennisgeving schriftelijk bezwaar maakt, worden de gewijzigde voorwaarden geacht te zijn aanvaard.

De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Aanbiedingen en overeenkomsten

Alle aanbiedingen en prijsopgaven op de website of in marketingmateriaal zijn vrijblijvend en niet-bindend. Een bindende overeenkomst komt pas tot stand door een schriftelijke of elektronische orderbevestiging door Deskflow.

Deskflow behoudt zich het recht voor een registratie of aanvraag te weigeren zonder opgave van reden.

Support en technische bijstand zijn beschikbaar tijdens de kantooruren:

• Maandag t.e.m. donderdag: 9:00–12:00 en 13:00–17:00
• Vrijdag: 9:00–12:00 en 13:00–16:00

Contact via e-mail: info@deskflow.eu of telefoon: +32 3 290 34 80.

Prijzen

Alle vermelde prijzen zijn exclusief btw en eventuele door de overheid opgelegde heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven. Deze bijkomende kosten zijn ten laste van de Klant.

Deskflow behoudt zich het recht voor de abonnementsprijzen te indexeren of aan te passen. Prijswijzigingen worden ten minste dertig dagen vooraf schriftelijk of per e-mail meegedeeld. Bij substantiële prijsverhogingen heeft de Klant het recht de overeenkomst op te zeggen conform artikel 6 van deze voorwaarden.

Abonnement en betaling

De abonnementsgelden worden voldaan via bankoverschrijving. Het abonnement vangt aan op de datum waarop de Klant toegang krijgt tot het Platform en loopt voor een periode van twaalf maanden.

Facturen worden ten minste dertig dagen vóór de vervaldatum of verlenging verstuurd. De Klant verbindt er zich toe de facturen tijdig te betalen.

Op achterstallige bedragen is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd van 8% per jaar, berekend vanaf de vervaldatum. Bovendien zijn buitengerechtelijke invorderingskosten verschuldigd van minimaal 10% van het openstaande bedrag, met een minimum van € 50, onverminderd het recht van Deskflow om de werkelijk gemaakte invorderingskosten te vorderen indien deze hoger uitvallen.

Duur en opzegging

De overeenkomst wordt aangegaan voor een initiële looptijd van twaalf maanden en wordt nadien stilzwijgend verlengd met steeds een nieuwe periode van twaalf maanden, tenzij één van de partijen tijdig opzegt.

Opzegging dient te geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden vóór het einde van de lopende contractperiode, per aangetekend schrijven of per e-mail met ontvangstbevestiging.

Deskflow kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen in de volgende gevallen:

• Niet-betaling van twee of meer opeenvolgende facturen
• Ernstige of herhaaldelijke schending van deze voorwaarden door de Klant
• Faillissement, gerechtelijke reorganisatie of enige andere samenloopprocedure ten aanzien van de Klant
• Ontbinding of stopzetting van de activiteiten van de Klant

Bij ontbinding of beëindiging van de overeenkomst blijven reeds gefactureerde en nog te factureren bedragen onverminderd verschuldigd.

Platform en gegevens

Deskflow stelt het Platform beschikbaar als clouddienst en neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen om de beschikbaarheid, beveiliging en integriteit ervan te waarborgen. Deskflow streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% op jaarbasis, onderbrekingen voor gepland onderhoud niet meegerekend.

De hosting wordt uitbesteed aan professionele cloudproviders. Gegevens worden opgeslagen op ten minste twee fysiek gescheiden locaties. Deskflow voorziet in:

• Dagelijkse volledige back-ups van alle klantgegevens
• Maandelijkse historische back-ups

Individuele gegevensherstelacties op verzoek van de Klant kunnen aanleiding geven tot extra kosten.

Deskflow aanvaardt geen aansprakelijkheid voor gegevensverlies als gevolg van handelingen of nalatigheden van de Klant of Gebruiker, tenzij dit te wijten is aan opzet of grove nalatigheid van Deskflow.

Persoonsgegevens

Voor zover de Klant via het Platform persoonsgegevens verwerkt waarvan Deskflow als verwerker optreedt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten conform artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

De Klant garandeert dat hij bevoegd is de betrokken persoonsgegevens aan Deskflow te verstrekken en vrijwaart Deskflow voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit een schending van de privacy- of gegevensbeschermingsregelgeving door de Klant.

Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Deskflow in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke verwijzen wij naar onze Privacyverklaring.

Gebruiksregels

De Klant en Gebruikers verbinden zich ertoe het Platform uitsluitend te gebruiken overeenkomstig de bestemming ervan en met inachtneming van de geldende wetgeving.

Het is onder meer verboden om:

• Het Platform te gebruiken voor onrechtmatige activiteiten of voor doeleinden die strijdig zijn met de openbare orde of goede zeden
• Inloggegevens te delen met onbevoegde derden of meer gelijktijdige sessies te openen dan contractueel toegestaan
• Het Platform te (laten) reverse-engineeren, kopiëren, aanpassen of te gebruiken voor het ontwikkelen van concurrerende software
• Gegevens van andere klanten te raadplegen of te ontvreemden
• Virussen, malware of andere schadelijke code via het Platform te verspreiden

De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de door hem ingevoerde gegevens. Bij vastgestelde inbreuken op deze gebruiksregels behoudt Deskflow zich het recht voor de toegang onmiddellijk te blokkeren en/of de overeenkomst te beëindigen, onverminderd het recht op schadevergoeding.

De Klant dient wijzigingen in adres- en betaalgegevens onverwijld door te geven aan Deskflow.

Intellectueel eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, waaronder auteursrechten, octrooirechten, merkenrechten en databankrechten, berusten uitsluitend bij BV De Cock ICT. De Klant verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

Het is de Klant niet toegestaan om:

• Eigendomsvermeldingen of aanduidingen van intellectuele eigendomsrechten te verwijderen of te wijzigen
• De handelsnaam of merken van Deskflow te gebruiken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming
• Het Platform geheel of gedeeltelijk te kopiëren, te distribueren of openbaar te maken aan derden

Deskflow vrijwaart de Klant tegen aanspraken van derden wegens inbreuk op intellectuele eigendomsrechten door het Platform zelf, mits de Klant Deskflow onverwijld schriftelijk in kennis stelt van dergelijke aanspraken en Deskflow de volledige controle over de verdediging en eventuele schikking overlaat.

De Gegevens die de Klant invoert via het Platform blijven te allen tijde eigendom van de Klant.

Aansprakelijkheid

Deskflow is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreeks gevolg is van opzet of grove nalatigheid van Deskflow. Iedere aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten, waaronder:

• Gederfde winst of omzet
• Verlies van gegevens of verlies van zakelijke kansen
• Gevolgschade of schade aan derden
• Reputatieschade

De totale aansprakelijkheid van Deskflow is in ieder geval beperkt tot het laagste van de volgende bedragen:

• Het bedrag dat door de aansprakelijkheidsverzekering van Deskflow wordt uitgekeerd voor het betreffende schadegeval
• Het totaalbedrag van de door de Klant betaalde abonnementskosten in de zes maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis

Vertrouwelijkheid

Beide partijen verbinden zich ertoe de vertrouwelijke informatie van de andere partij niet openbaar te maken aan derden en uitsluitend te gebruiken in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.

De geheimhoudingsplicht is niet van toepassing op informatie die:

• Reeds in het bezit was van de ontvangende partij vóór de mededeling ervan
• Onafhankelijk door de ontvangende partij is ontwikkeld
• Openbaar beschikbaar is of wordt zonder toedoen van de ontvangende partij
• Van een derde is ontvangen zonder enige geheimhoudingsplicht
• Op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel moet worden meegedeeld

Deze geheimhoudingsverplichting geldt voor de duur van de overeenkomst en voor een periode van twee jaar na beëindiging ervan.

Overmacht

Geen van de partijen is aansprakelijk voor de niet-nakoming van haar verplichtingen indien dit het gevolg is van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid buiten de redelijke controle van de betrokken partij, waaronder:

• Oorlog, terrorisme, opstand of overheidsmaatregelen
• Extreme weersomstandigheden of natuurrampen
• Storingen in telecommunicatie- of internetinfrastructuur
• Vertragingen of tekortkomingen van toeleveranciers of hostingproviders
• Staking of andere collectieve arbeidsacties
• Pandemieën of epidemieën die de normale bedrijfsvoering beletten

De partij die zich op overmacht beroept, stelt de andere partij zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis. Indien de overmachtssituatie langer dan zestig aaneengesloten dagen duurt, heeft elke partij het recht de overeenkomst te ontbinden, zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn. Reeds gedeeltelijk geleverde prestaties kunnen naar evenredigheid worden gefactureerd.

Algemene bepalingen

Deskflow is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een gelieerde onderneming of bij een overname van de activiteiten, mits de Klant hiervan tijdig schriftelijk in kennis wordt gesteld.

Indien één of meerdere bepalingen van deze voorwaarden nietig of niet-afdwingbaar worden verklaard, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Partijen verbinden zich ertoe de nietige of niet-afdwingbare bepaling te vervangen door een rechtsgeldige bepaling die zo nauw mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.

De meest recente versie van deze algemene voorwaarden is steeds beschikbaar op www.deskflow.eu/voorwaarden.

Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten die erop zijn gebaseerd, worden uitsluitend beheerst door het Belgisch recht, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG).

Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen.