Traceerbaarheid van lot-
en serienummers
Weet van elk product waar het vandaan komt, waar het naartoe ging en wat er intussen mee gebeurde. De trace ontstaat terwijl je scant, dus je hebt er geen tweede administratie voor nodig.
Traceerbaarheid is het vermogen om van elk product terug te vinden waar het vandaan kwam en waar het naartoe ging. In een handelsbedrijf gaat dat over twee dingen: lot- of batchnummers voor partijen, en serienummers voor losse exemplaren. Wie beide vastlegt bij ontvangst en bij levering, beantwoordt een vraag over een terugroeping of een garantie in minuten in plaats van dagen.
De informatie bestaat meestal wel. Ze staat op leveringsbonnen, in een Excel-bestand of in het hoofd van de magazijnier. Alleen staat ze nergens samen. Daardoor kost elke vraag uren opzoekwerk, en blijft de kans bestaan dat je net die ene klant vergeet.
Wat is traceerbaarheid?
Traceerbaarheid betekent dat je van elk product kunt aantonen waar het vandaan kwam en waar het naartoe ging. Dat werkt in twee richtingen. Terugwaarts vind je de leverancier, de inkooporder en de ontvangstdatum. Voorwaarts vind je elke klant die iets uit dezelfde partij of hetzelfde exemplaar kreeg, met de bijhorende leverbon en factuur.
Zonder systeem gebeurt die registratie op papier en in Excel. Met een systeem ontstaat ze terwijl je werkt, want elk scanmoment legt vast wat er werkelijk door je handen gaat. In het Engels heet dat traceability, en software die dit ondersteunt vind je terug als track and trace software of traceerbaarheid software.
Serienummers: van aankoopdatum
tot garantie en service
Verkoop je machines, toestellen of apparatuur, dan volstaat een artikelnummer niet. Je wilt weten welk exemplaar bij welke klant staat en wat ermee gebeurd is. Een serienummer maakt van elk stuk een dossier op zich.
- Bij ontvangst leg je het serienummer vast, samen met de leverancier, de inkooporder en de aankoopdatum.
- Bij levering koppelt datzelfde nummer zich aan de klant, de leverbon en de factuur.
- Elke interventie komt eronder te hangen: welke technieker, welke werkbon en welke onderdelen vervangen zijn.
- De garantietermijn loopt mee vanaf de aankoop- of leverdatum, dus je ziet meteen of een herstelling binnen of buiten garantie valt.
- Bij een terugname of RMA weet je wanneer het toestel verkocht werd en wat er intussen aan gebeurd is.
Dat scheelt vooral discussie. Een klant die belt over een defect, hoeft niet te wachten tot iemand het dossier terugvindt. De technieker ziet voor hij vertrekt welke onderdelen al vervangen zijn en welke garantievoorwaarden gelden. Herstellingen die buiten garantie vallen, geef je zo niet langer gratis weg.
Meer over digitale werkbonnenLot- en batchtracering:
van registratie tot terugroeping
Werk je met loten of batches, dan volg je geen los exemplaar maar een groep. Het lot komt binnen als één zending en slinkt naarmate je verkoopt of verbruikt. Traceerbaarheid draait hier om twee vragen: waar is dit lot naartoe gegaan, en hoeveel heb ik er nog van?
- Aankoop met batchregistratie: bij ontvangst registreer je het lot met leverancier, inkooporder, ontvangstdatum en houdbaarheidsdatum. Het lot krijgt een eigen barcode.
- Verbruik en restvoorraad: per lot zie je hoeveel er binnenkwam, hoeveel eruit ging en hoeveel er nog ligt.
- Picking op houdbaarheid: het systeem stuurt de magazijnier naar het lot dat het eerst vervalt.
- Terugroeping: één zoekopdracht op het lotnummer toont de herkomst en elke klant die iets uit dat lot kreeg.
- Blokkeren: je zet een verdacht lot op geblokkeerd, zodat niemand het nog picked of factureert.
Bij een terugroeping telt vooral snelheid. Wie zijn loten registreert, belt gericht de negen klanten die het betreft. Wie dat niet doet, schrijft zijn hele klantenbestand aan en neemt voorraad terug die perfect in orde was. Het verschil zit niet in de moeite achteraf, maar in dat ene scanmoment bij ontvangst.
Assemblage: nieuwe producten
uit loten en serienummers
Veel handelsbedrijven verkopen meer dan wat ze inkopen. Ze stellen pakketten samen, bouwen toestellen op of assembleren onderdelen tot één afgewerkt artikel. Ook dat blijft traceerbaar, op voorwaarde dat de samenstelling weet waaruit ze bestaat.
- In een stuklijst leg je vast uit welke onderdelen een samenstelling bestaat.
- Bij het assembleren scan of kies je de loten en serienummers die je werkelijk gebruikt.
- De samenstelling krijgt zelf een lot- of serienummer, afhankelijk van wat je verkoopt.
- Achteraf blijft zichtbaar welk onderdeel uit welk lot in welk afgewerkt product zat.
- Blijkt een component defect, dan zoek je op dat component en zie je elke samenstelling waarin het zit, plus elke klant die er een kreeg.
Zo loopt de trace in beide richtingen door de assemblage heen. Van een geleverd toestel vind je de gebruikte onderdelen terug, en van een verdacht onderdeel vind je de toestellen waarin het verwerkt zit. Zonder die koppeling stopt je traceerbaarheid precies op het moment dat je zelf iets samenstelt.
Traceerbaarheid is meer dan een vinkje voor de controle
Voor voedingsbedrijven is traceerbaarheid gewoon verplicht. Artikel 18 van de Europese verordening 178/2002 legt elke voedingsonderneming op om te kunnen aantonen van wie een product kwam en aan wie het geleverd werd. Groothandels en distributeurs vallen daar mee onder. Die gegevens moet je op verzoek voorleggen aan de bevoegde autoriteiten.
In andere sectoren staat er niets in de wet, maar de gevolgen zijn even concreet. Een fabrikant die een onderdeel terugroept, verwacht van jou een lijst. Een klant die garantie inroept, verwacht een antwoord dezelfde dag. Een verzekeraar die naar aansprakelijkheid kijkt, vraagt naar je registratie.
Steeds meer afnemers maken er bovendien een voorwaarde van. Retailketens, ziekenhuizen en bouwbedrijven vragen dat je per levering het lot- of serienummer kunt aanleveren. Zonder die registratie val je af nog voor het gesprek over prijs begint.
Bij een incident scheelt het ook echt geld. Wie gericht kan terugroepen, haalt alleen het betrokken lot terug. Wie dat niet kan, haalt uit voorzorg alles terug en vergoedt klanten die niets mankeerden.
Excel werkt, tot het moment dat het ertoe doet. Een bestand kent geen scanmoment, wordt op drie plaatsen bijgehouden, en niemand weet welke versie de laatste is.
Traceerbaarheid hoort in je voorraadbeheer, niet ernaast
Een trace is alleen betrouwbaar als hij aan één voorraad hangt. Verkoop je via een B2B-portaal, een webshop, vertegenwoordigers en een winkel, dan moeten die allemaal uit dezelfde voorraad putten. Anders klopt de registratie van het ene kanaal niet met de levering van het andere.
In Deskflow zit traceerbaarheid daarom in het voorraadbeheer zelf, met inkoop, orders, magazijn, werkbonnen en facturatie op dezelfde gegevens. Geen aparte module, geen tweede administratie en geen exportbestand dat je zelf moet bijhouden.
Meer over online voorraadbeheer · Meer over orderopvolging · Meer over e-facturatie via Peppol
Veelgestelde vragen over traceerbaarheid
Klaar om te traceren?
Weet altijd waar je goederen vandaan komen
Plan een vrijblijvend gesprek. We beginnen met die ene vraag: hoelang doe je er vandaag over om een lot of een serienummer terug te vinden?