EDI-koppeling voor
bestellingen, leveringen en facturen
Ontvang bestellingen automatisch via EDI, stuur je leveringen uit en maak meteen de bijhorende factuur op en verzend ze, ook via EDI. Geen overtypwerk, geen aparte administratie.
EDI (Electronic Data Interchange, of elektronische data-uitwisseling) laat twee bedrijfssystemen rechtstreeks met elkaar communiceren, in een vast digitaal formaat dat beide partijen vooraf hebben afgesproken. Voor een handelsbedrijf betekent dat: bestellingen van klanten of retailketens komen automatisch binnen, leveringen gaan automatisch de deur uit, en de bijhorende factuur wordt meteen mee opgemaakt en verzonden.
Grote retailketens en industriële klanten verwachten dat vandaag standaard. Werk je nog met PDF's, e-mail of een portaal waar iemand alles manueel moet overtypen, dan loop je een risico op fouten en vertraging, en riskeer je zelfs dat een klant niet met je in zee gaat.
Wat is EDI?
EDI staat voor Electronic Data Interchange, in het Nederlands elektronische data-uitwisseling. Het is de geautomatiseerde uitwisseling van bedrijfsdocumenten tussen twee systemen, in een vast, gestandaardiseerd formaat. In plaats van een PDF, een e-mail of een portaal waar iemand gegevens moet overtypen, ontvangt het systeem van je klant of leverancier de gegevens rechtstreeks, klaar om automatisch verwerkt te worden.
Voor een handelsbedrijf gaat het meestal om drie documenten: de bestelling die een klant plaatst, de levering of het verzendbericht dat vertrekt zodra je levert, en de factuur die daarbij hoort. Wie deze drie via EDI laat lopen, schakelt manueel werk en overtypfouten helemaal uit.
Bestellingen ontvangen,
rechtstreeks via EDI
Een klant of retailketen plaatst een bestelling in zijn eigen systeem. Via EDI komt die bestelling automatisch in Deskflow terecht, zonder dat iemand een PDF moet openen of iets moet overtypen.
- De bestelling komt automatisch binnen, met klant, artikelen, aantallen en gevraagde leverdatum.
- Deskflow herkent de klant en de artikelen op basis van de afgesproken codes.
- De voorraad wordt meteen gereserveerd, net zoals bij een manueel ingevoerde bestelling.
- Fouten door overtypen verdwijnen, want niemand tikt de bestelling nog over.
Leveringen automatisch
uitgestuurd via EDI
Zodra je een bestelling verwerkt en levert, stuurt Deskflow het verzendbericht automatisch naar je klant via EDI. Die weet meteen wat onderweg is, zonder dat jij een leveringsbon moet mailen of opladen in een portaal.
- Het verzendbericht (ook wel ASN, advance shipping notice) vertrekt automatisch bij het klaarmaken van de levering.
- Aantallen, colli en trackinggegevens worden meegestuurd volgens de afspraken met je klant.
- Gedeeltelijke leveringen worden gewoon apart doorgestuurd, net als bij een gewone levering.
- Je klant kan de levering meteen automatisch inboeken in zijn eigen systeem.
De bijhorende factuur,
automatisch opgemaakt en verzonden
Bij elke levering hoort een factuur. Deskflow maakt die automatisch op zodra je levert, en verstuurt ze via EDI in het formaat dat je klant verwacht. Jij hoeft nergens nog een factuur manueel op te stellen of te versturen.
- De factuur wordt automatisch opgemaakt zodra de levering vertrekt, op basis van wat er werkelijk geleverd is.
- Ze wordt via EDI verstuurd naar je klant, in het afgesproken formaat.
- Bedragen en artikelen komen exact overeen met de bestelling en de levering, dus geen discussie achteraf.
- EDI en e-facturatie via Peppol lopen naast elkaar: per klant kies je het kanaal dat past.
EDI is voor veel klanten geen keuze, maar een voorwaarde
Grote retailketens, groothandels en industriële klanten verwachten vandaag dat je via EDI werkt. Niet omdat het leuk is, maar omdat hun eigen systemen zo zijn ingericht: bestellingen, leveringen en facturen moeten er automatisch in kunnen, zonder dat iemand aan hun kant iets moet overtypen. Werk je niet mee, dan riskeer je gewoon dat je niet aan hen mag leveren.
Voor jezelf levert het minstens evenveel op. Elke overtypstap is een kans op een fout: een verkeerd artikelnummer, een verkeerd aantal, een factuur die niet klopt met de levering. Via EDI verdwijnt die stap volledig, en verdwijnen de discussies die daarmee gepaard gaan.
Het scheelt ook gewoon tijd. Een bestelling die nu automatisch binnenkomt, moest voorheen door iemand overgetypt worden uit een PDF of een portaal. Bij tien of twintig bestellingen per dag loopt dat snel op tot uren werk, elke dag opnieuw.
Een PDF-bestelling overtypen kost een paar minuten. Bij honderd bestellingen per maand is dat al snel een volledige werkdag, elke maand opnieuw.
EDI hoort in je voorraadbeheer, niet ernaast
EDI-berichten die los staan van je voorraad en je facturatie lossen niets op: iemand moet ze dan alsnog overnemen in het systeem waar de rest van je bedrijf op draait. In Deskflow zit de EDI-koppeling daarom rechtstreeks aan dezelfde voorraad, orders en facturatie als de rest van je verkoopkanalen.
Of je nu verkoopt via een B2B-portaal, een webshop, vertegenwoordigers of EDI met een grote klant: alles put uit dezelfde voorraad en komt terecht in dezelfde orderopvolging en facturatie.
Meer over online voorraadbeheer · Meer over orderopvolging · Meer over e-facturatie via Peppol
Veelgestelde vragen over EDI
Klaar voor EDI?
Bestellingen, leveringen en facturen, automatisch via EDI
Plan een vrijblijvend gesprek. We bekijken samen welk EDI-formaat je klant vraagt en hoe snel je operationeel bent.