Wat is EDI? Uitleg en stappenplan voor kmo’s

Wat is EDI? EDI staat voor Electronic Data Interchange, in het Nederlands elektronische data-uitwisseling. Het is de automatische uitwisseling van zakelijke documenten tussen twee bedrijfssystemen, in een vast formaat dat beide partijen vooraf afspreken. Een bestelling vertrekt uit het systeem van je klant en komt als order in jouw systeem binnen, zonder dat iemand iets overtypt.

Veel bedrijven komen niet uit eigen beweging bij EDI terecht. Ze krijgen een mail van een grote afnemer: vanaf volgend kwartaal verloopt de bestelling via EDI. Dit artikel legt uit wat er dan precies van je verwacht wordt, welke berichten er bestaan, en wat je nodig hebt om mee te kunnen.

Wat is EDI en wat is het niet?

Wat is EDI dan concreet? Een PDF-factuur in een mailbijlage is het alvast niet. Een mens moet die openen, lezen en overtypen. Bij EDI stuurt het ene systeem een bericht dat het andere systeem meteen begrijpt: elk veld staat op een afgesproken plaats, met een afgesproken betekenis.

Het verschil zit dus in machineleesbaarheid. Je klant stuurt geen document dat er goed uitziet, maar gestructureerde data. Het artikelnummer, het aantal, de leverdatum en het leveradres komen als aparte gegevens binnen. Je systeem kan ze meteen verwerken, valideren en boeken.

EDI is ontstaan in de retail en de automotive sector, waar dagelijks duizenden bestellingen passeren. Vandaag zie je het ook bij voeding, bouwmaterialen, verpakking en medische toelevering. De reden is simpel: hoe meer orderlijnen, hoe duurder elke manuele tik.

Hoe werkt EDI tussen twee bedrijven?

Wat is EDI in de praktijk? Een EDI-traject verloopt bij vrijwel elke klant in dezelfde stappen.

1. Afspraken maken. Welke berichten wissel je uit, in welke standaard en met welke versie? Je klant legt dit meestal op in een EDI-handleiding.
2. Partijen identificeren. Bedrijven en leveradressen krijgen een GLN, artikelen een GTIN. Zo weet elk systeem over welke vestiging en welk product het gaat.
3. Artikelen mappen. Jouw interne artikelcodes worden gekoppeld aan de codes van je klant. Deze stap kost doorgaans het meeste tijd.
4. Kanaal kiezen. De berichten lopen via AS2, SFTP of via een EDI-dienstverlener die als tussenpost werkt.
5. Testen en live gaan. Je stuurt testberichten heen en weer tot alles klopt. GS1 Belgium & Luxembourg beschrijft dit traject in een stappenplan voor de opstart van EDI.

Reken op enkele weken doorlooptijd, vooral omdat je wacht op de testmomenten van je klant.

Welke EDI-berichten zijn er?

De meeste kmo’s hebben aan een handvol berichten genoeg. Dit zijn de courante, met hun EDIFACT-naam.

Een klant start zelden met alles tegelijk. In de praktijk begint het met ORDERS en INVOIC, waarna DESADV volgt zodra de goederenstroom groter wordt.

EDIFACT, ANSI X12 of XML: welke standaard gebruikt je klant?

Wat is EDI volgens je klant? Dat hangt af van de standaard die hij oplegt. EDI is namelijk geen enkel formaat, maar een familie van standaarden. UN/EDIFACT is de internationale standaard van de Verenigde Naties en domineert in Europa. ANSI X12 is de Amerikaanse tegenhanger en kom je tegen bij bedrijven met een moederhuis in de Verenigde Staten. Daarnaast bestaan er XML-varianten, die makkelijker leesbaar zijn voor ontwikkelaars.

Binnen EDIFACT bestaan bovendien afspraken per sector en per land. In de Benelux werkt de retail met de geharmoniseerde order-to-cash afspraken van GS1. Twee klanten kunnen dus allebei EDIFACT gebruiken en toch een andere invulling verwachten.

Voor jou als leverancier betekent dat één ding: je kiest de standaard niet zelf. Je klant legt hem op, en jouw systeem moet ermee overweg kunnen.

EDI of Peppol: wat is het verschil?

Deze twee worden vaak door elkaar gehaald. Peppol is een netwerk met een vast afsprakenkader voor e-facturatie, waarop elke deelnemer bereikbaar is via een toegangspunt. Sinds 1 januari 2026 zijn gestructureerde elektronische facturen verplicht tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen, zoals de FOD Economie en de FOD Financiën aankondigen.

EDI dekt een breder terrein. Het gaat niet alleen over de factuur, maar over de volledige keten van bestelling tot ontvangstbevestiging. Bovendien werkt EDI meestal met bilaterale afspraken per klant, terwijl Peppol net één set regels voor iedereen hanteert.

De twee sluiten elkaar niet uit. Veel bedrijven ontvangen orders via EDI en versturen hun facturen via Peppol. Wil je weten wat die factuurverplichting concreet betekent, lees dan onze uitleg over de Peppol-verplichting voor jouw bedrijf.

Waarom je klant een EDI-koppeling oplegt

Wat is EDI voor je afnemer? Vooral een manier om zijn eigen magazijn strak te plannen. Grote afnemers werken met vaste leveranciersvoorwaarden. Manuele orders passen daar slecht in, want elke afwijking kost hun magazijn tijd. Wie niet via EDI kan leveren, valt op termijn uit het leveranciersbestand of blijft steken bij kleinere volumes.

Er speelt ook een inhoudelijk argument. Een order die automatisch binnenkomt, bevat exact de gegevens die je klant heeft ingegeven. Discussies over verkeerde aantallen of verkeerde artikelen verdwijnen grotendeels, omdat niemand er nog iets aan overtypt.

Voor jou is de winst even concreet. Orderinvoer die vroeger een halve dag per week kostte, verdwijnt uit de agenda van je binnendienst. Die tijd gaat naar klanten in plaats van naar toetsenbordwerk.

Wat heb je nodig voor een EDI-koppeling?

Zet deze punten klaar voor je met je klant aan tafel gaat.

• Een EDI-systeem of ERP dat de berichten kan ontvangen én versturen, en dat orders rechtstreeks in je voorraad zet.
• GS1-nummers: een GLN voor je bedrijf en je leveradressen, GTIN’s voor je artikelen.
• Een artikelmapping tussen jouw codes en die van je klant.
• Een verantwoordelijke die het testtraject opvolgt, want er komen vragen over veldinhoud.
• Duidelijkheid over de kosten: opzet per klant, plus een terugkerende kost bij een EDI-dienstverlener.

EDI zonder gekoppelde voorraad levert halve winst op

Een valkuil zien we regelmatig. Bedrijven laten EDI-berichten binnenkomen in een apart programma, printen ze af en typen ze alsnog over in hun eigen systeem. Het overtypwerk verschuift dan gewoon van mailbox naar EDI-portaal.

De winst zit in de doorstroom. Een binnenkomende ORDERS reserveert meteen voorraad, waarna de picking start en de DESADV automatisch vertrekt bij verzending. De factuur volgt uit de effectief geleverde hoeveelheden, dus bedragen kloppen met bestelling en levering.

Daarvoor moet EDI in hetzelfde systeem zitten als je voorraad, je orders en je facturatie. Bij Deskflow werken EDI-klanten met dezelfde voorraad en dezelfde orderflow als je webshop, je vertegenwoordigers en je B2B-portaal. Hoe die centrale verwerking eruitziet, lees je bij centrale orderverwerking over meerdere kanalen.

Veelgestelde vragen

Wat is EDI in één zin?

EDI is de automatische uitwisseling van zakelijke documenten zoals bestellingen, verzendberichten en facturen tussen twee bedrijfssystemen, in een gestandaardiseerd formaat dat geen manuele invoer vraagt.

Welke EDI-berichten zijn er?

De meest gebruikte zijn ORDERS (bestelling), ORDRSP (orderbevestiging), DESADV (verzendbericht), RECADV (ontvangstbevestiging) en INVOIC (factuur). Voor consignatie komt daar vaak INVRPT bij, een voorraadrapport.

Is EDI hetzelfde als e-facturatie via Peppol?

Nee. Peppol is een netwerk voor gestructureerde e-facturen en is sinds 1 januari 2026 verplicht tussen Belgische btw-plichtigen. EDI dekt de volledige orderflow, van bestelling tot factuur, meestal op basis van bilaterale afspraken per klant.

Wat kost een EDI-koppeling?

De kosten bestaan uit een eenmalige opzet per klant en een terugkerende kost voor het berichtenverkeer, vaak bij een EDI-dienstverlener. De prijs hangt af van het aantal berichten en het aantal klanten dat je koppelt. Vraag altijd een prijs per bijkomende klant, want daar loopt het bedrag op.

Kan een kmo van tien medewerkers EDI aan?

Ja. De techniek zit vandaag in het softwarepakket en bij de dienstverlener, niet bij jou. Wat je nodig hebt, is een systeem dat de berichten verwerkt en iemand die het testtraject met de klant opvolgt.