Wat is multi- en omnichannel?
In de huidige wereld wil elke slimme ondernemer aanwezig zijn op meerdere touchpoints. Je kunt je klanten bereiken via een fysieke winkel, een webshop, marktplaatsen, sociale media, telefonische orders … Dat noemen we multichannel verkoop.
Maar multichannel alleen is niet genoeg. Wat jouw bedrijf echt vooruitbrengt, is omnichannel: een ervaring waarbij alle kanalen samenwerken, waarin de klant naadloos schakelt tussen kanalen zonder barrières.
Het doel? Eén uniforme klantervaring, en één soepele back-office waarop je verder bouwt. Wil je dat je voorraad automatisch klopt, dat je je orders centraal beheert en dat je administratie (bijv. boekhouding, btw) vlot doorloopt?
Dan heb je een systeem nodig dat multichannel en omnichannel omarmt, zonder dat je telkens maatwerk moet laten bouwen. In dit artikel leggen we uit waarom traditionele software vaak tekortschiet, welke obstakels je tegenkomt en hoe Deskflow een geïntegreerde oplossing biedt. Inclusief OSS / btw-compliance in de EU.
Meer dan één verkoopkanaal is vaak het breekpunt
Veel softwareplatformen (klassieke ERP, boekhoudsystemen, losse modules) zijn typisch gebouwd om één verkoopkanaal te ondersteunen: ze kunnen prima omgaan met manueel ingevoerde orders en/of een kassasysteem. Zodra je een extern kanaal toevoegt, zoals een B2B/B2C webshop, dan lopen de meeste systemen vast.
Ondernemingen kiezen dan vaak tussen twee scenario’s:
- Ze laten dure maatwerk-integraties ontwikkelen voor elk kanaal (kost tijd, is foutgevoelig, intensief in onderhoud).
- Ze blijven systemen los van elkaar verwerken, wat leidt tot dubbele handelingen, synchronisatieproblemen en fouten.
Dat is het moment waarop processen breken onder de complexiteit. Elk extra verkoopkanaal introduceert immers orderflows, voorraadupdates, klantenbeheer en retourstromen, wat allemaal coherent moet blijven samenwerken.
Beter gezegd: als je meer dan één verkoopkanaal hebt, zijn de meeste standaard softwareplatformen verloren, tenzij je kiest voor een echte multichannel / omnichannel oplossing van bij de start.
Voorraad synchronisatie cruciaal bij fysieke winkels + webshop
Stel: je hebt een winkel en een webshop. Je verkoopt in de winkel, dus de voorraad zakt. Als je webshop dat niet onmiddellijk weet, dan kan je online dubbele verkoop krijgen: je verkoopt een product dat niet meer beschikbaar is.
Omgekeerd: een bestelling uit je webshop moet de winkelvoorraad aanpassen. En als je winkel verder verkoopt, moet de webshop ook de juiste voorraad tonen door directe synchronisatie.
Een robuuste multichannel oplossing zorgt voor directe voorraad synchronisatie tussen alle kanalen. Of dat nu je kassasysteem, winkel, magazijn of webshop is. Zo voorkom je dubbele verkoop (overselling) en teleurstellingen bij klanten.
Zonder zo’n synchronisatie beland je in gevaarlijke situaties:
- Klant bestelt iets dat niet meer beschikbaar is → je moet annuleren of teleurstellen.
- Je houdt extra veiligheidsvoorraad vast (niet efficiënt en duur).
- Je hebt geen betrouwbaar overzicht van je actuele voorraadposities.
Dus: als je een fysieke winkel hebt of verkooppunt naast je webshop, moet voorraad altijd en overal synchroon lopen.
Webshop + winkelverkoop + manuele orders: de complexiteit groeit
Meestal beperkt de uitdaging zich niet tot enkel winkel en webshop. Vaak komen er ook verkopen bij via andere kanalen:
- telefonisch of via e-mail
- via sociale media
- via marktplaatsen
- via retouren of exchanges.
Als je deze kanalen los verwerkt, ontstaat er een wirwar van silostructuren, met als gevolg:
- Je moet handmatig orders overnemen.
- Je hebt meer kans op fouten (dubbele bestellingen, verkeerde klantgegevens).
- Je verliest inzicht over de status is per order.
- Je worstelt met consistentie in je administratie.
Wat je idealiter wil, is één platform waar alle orders samenkomen, ongeacht via welk kanaal. Van daaruit stuur je de verwerking, voorraad en verzending met een rechtstreekse koppeling naar je boekhouding.
Daarom heb je een multichannel order manager nodig: een systeem dat alle orders centraliseert en verwerkt als één stroom.
De voordelen van een centrale multichannel order manager
De voordelen zijn inmiddels duidelijk:
Eén centraal overzicht & controle
Alle orders – webshop, winkel, marktplaats, telefoon – komen binnen in één dashboard: geen geswitch tussen systemen, geen vertragingen, geen fouten.
Automatisatie & workflows
Je kan regels instellen: welk kanaal prioriteit krijgt, splitsing van orders, automatische bevestigingen, verzending, retourverwerking. Zo minimaliseer je manuele handelingen.
Real-time voorraad updates
Voorraad wordt automatisch aangepast in alle kanalen wanneer een order wordt aangemaakt, bewerkt of geretourneerd.
Voorkomen van overselling
Een van de grootste valkuilen bij multichannel is overselling: klanten kopen iets dat eigenlijk uitverkocht is. Moderne multichannel systemen voorkomen dit door directe synchronisatie en bufferregels.
Betere en efficiëntere fulfilment
Een geavanceerde order manager kan kiezen vanuit welke locatie (magazijn, winkel, dropship) een order verzonden wordt, op basis van afstand, beschikbaarheid of kosten.
Rapportage & inzicht
Je hebt per kanaal inzicht in omzet, marges, verkooptrends en retourpercentages. Daardoor kun je strategisch bijsturen.
Integratie met boekhouding
Uiteindelijk wil je dat je verkoopdata snel naar je boekhoudsysteem gaan, zonder handmatige imports of handelingen.
Compliance & fiscale regels (zoals OSS)
Als je in meerdere landen verkoopt, moet je voldoen aan fiscale regels. Een goede multichannel oplossing houdt rekening met belastingen, btw-regels en rapportages in verschillende landen.
OSS / btw-regels binnen de EU
Als je producten verkoopt aan consumenten binnen de EU vanuit je webshop, komt de OSS-regeling (One Stop Shop) in beeld. Deze regeling is geïntroduceerd om de afhandeling van btw eenvoudiger te maken.
Wat is OSS?
- OSS is het eenloketsysteem waarmee je buitenlandse btw op afstandsverkopen in één keer kunt aangeven via je eigen land.
- Zo hoef je je niet in elk EU-land apart te registreren en btw-aangifte in te dienen.
- In België gebruik je bijvoorbeeld via Intervat je OSS-aangifte.
- Let op: zodra je meer dan € 10.000 omzet hebt aan verkopen aan particulieren (excl. btw) in andere EU-landen, geldt de OSS-verplichting.
Waarom is OSS relevant voor jouw multichannel strategie?
- Je verkoopt via webshop(s) naar klanten in meerdere EU-landen → je moet btw correct berekenen per land.
- Je wil de administratie vereenvoudigen: geen aparte btw-nummers en aangiften voor elk land.
- Je hebt één centrale bron van waarheid nodig voor je verkoopdata per land, per kanaal.
Hoe Deskflow dit praktisch oplost
Integraties en mogelijkheden
Hieronder leggen we uit welke mogelijkheden Deskflow biedt om alle hierboven beschreven uitdagingen op te lossen en hoe dat er praktisch uitziet.
Koppelingen met populaire webshops
Bij Deskflow verbinden we naadloos met onder andere:
- Mijnwebwinkel
- Lightspeed
- Shopify
- WooCommerce
- PrestaShop
- …
Zo hoef je geen aparte middleware te bouwen of maatwerk toe te passen: de integraties zijn ingebouwd. Je kan zelfs meerdere webshops combineren in 1 dossier.
Centrale orderverwerking
Alle orders, ongeacht waar ze binnenkomen (webshop, winkel, telefonisch) worden verzameld in de centrale omgeving van Deskflow. Daar beheer je:
- orderstatus (in behandeling, verzonden, geannuleerd, geretourneerd)
- oplitsingen of bundelingen van orders
- verzending & logistiek
- retours & exchanges.
Doordat alles gecentraliseerd is, hoef je dus niet tussen verschillende systemen te schakelen.
Real-time voorraad synchronisatie
Bij elke orderupdate, of dat nu in de winkel of webshop is, past Deskflow automatisch de voorraad aan in alle gekoppelde kanalen. Voorraadwijzigingen (bijv. ontvangst van goederen, retours) worden ook doorgevoerd in al je kanalen, zodat je altijd een correcte voorraadpositie hebt.
Regels en automatiseringen
Binnen Deskflow kun je automatiseringen instellen om manuele handelingen drastisch te verminderen:
- prioriteitstoewijzing vanuit welk kanaal leverbaar is
- splitsing van orderregels (als een onderdeel uit voorraad A moet komen, en een ander onderdeel uit voorraad B)
- automatische e-mailcommunicatie naar je klant (bij bevestiging of verzending)
- notificaties bij lage voorraad.
Koppeling met boekhouding & OSS verwerking
Verkoopdata (facturen, btw-bedragen, klantadressen) kunnen automatisch doorgestuurd worden naar je boekhoudsysteem. Zo heb je continu een up-to-date financiële administratie.
Bovendien kan Deskflow helpen met:
- correcte btw-toewijzing per land
- export van gegevens per land voor OSS
- een centrale bron van waarheid voor je processen.
Als je vandaag al meer dan één verkoopkanaal hebt of dat in de nabije toekomst verwacht, dan is de stap naar een krachtige multichannel / omnichannel oplossing cruciaal. Zonder een centraal systeem bots je tegen heel wat problemen aan: maatwerk, synchronisatieproblemen, fouten, inefficiënties en fiscale risico’s.
Met Deskflow mag je rekenen op:
- een multichannel order manager waarin elke verkoopkanaal samenkomt
- real-time voorraad synchronisatie
- integratie met jouw webshop(s): Mijnwebwinkel, Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Lightspeed, …
- centrale orderverwerking voor alle kanalen (inclusief telefonische orders)
- automatische koppeling met boekhouding & ondersteuning voor OSS / btw over de EU.
Wil je zien hoe jouw bedrijf eruitziet met Deskflow als backbone voor je multichannel strategie? Neem contact op voor een gesprek. We demonstreren graag hoe we jouw werkwijze kunnen vereenvoudigen.
