Tuinjolijt koppelde de Octopus boekhouding via Deskflow aan webshop, kassa en herstellingen. Ruim 1.200 herstellingen per jaar, zonder dubbel werk. Dit is hun verhaal.
Over Tuinjolijt 🔗
Tuinjolijt is een gespecialiseerde handelaar en hersteller van tuin- en bouwmachines, gevestigd in België. Ze bedienen zowel particulieren als bedrijven, elk goed voor ongeveer de helft van de omzet. Zakelijke klanten zijn vaak actief in de tuinbouw of bouw: sectoren waar machinebetrouwbaarheid en snelle service geen luxe zijn, maar een voorwaarde.
De sterkste troef van Tuinjolijt? Niet de prijs, maar de expertise.
“Producten kan je overal kopen, vaak goedkoper online. Maar bij ons krijgen klanten service en expertise. Mensen komen met een probleem en wij lossen dat op.”
Met ruim 1.200 herstellingen per jaar is een vlotte, foutloze opvolging geen nice-to-have, het is de kern van het bedrijf.
De uitdaging: alles dubbel doen
Tuinjolijt werkt al zo’n zeven jaar met Octopus als vertrouwd boekhoudpakket. Maar vóór Tuinjolijt met Deskflow werkte, ontbrak de schakel tussen de boekhouding, de webshop en de dagelijkse werking.
De webshop draaide op Drupal, maar was niet gekoppeld aan het kassasysteem, de productdata of de voorraad. Dat betekende in de praktijk: prijswijzigingen manueel doorvoeren op twee plaatsen, stockbeheer bijhouden in meerdere systemen, en online bestellingen handmatig factureren. Ook voor herstellingen had de zaakvoerder een eigen systeem gebouwd, maar ook dat stond los van de rest.
Het resultaat: tijdsverlies, fouten en een constante achterstand.
“Prijzen kwamen niet overeen tussen website en ERP, stock liep altijd achter en online bestellingen moesten manueel gefactureerd worden.”
De oplossing: alles in één flow
Op zoek naar een systeem dat wél alles kon verbinden, kwam Tuinjolijt bij Deskflow terecht, mede omdat de koppeling met Octopus al ingebouwd zat. “Ik was eerlijk gezegd aangenaam verrast hoe goed dat werkte.”
Tegelijk werd de website volledig herbouwd in WordPress, waarvoor Deskflow ook een native integratie aanbiedt. Vandaag loopt de volledige flow via Deskflow: producten en prijzen worden automatisch doorgestuurd naar de webshop, bestellingen komen meteen binnen als verkooporder, en alle facturen gaan automatisch naar Octopus, inclusief Peppol.
Voor herstellingen loopt de volledige flow via Deskflow: machines krijgen een ticket bij binnenkomst, onderdelen worden gekoppeld, technici zien meteen wat er moet gebeuren en facturen worden automatisch aangemaakt. “Vroeger had ik zelf een herstelsysteem gebouwd, maar dat was niet gekoppeld aan mijn ERP. Dat betekende dubbel werk. Nu zit alles in één flow.”
De koppeling met de Octopus boekhouding: werkt vanzelf
De Octopus-integratie is voor Tuinjolijt een van de meest waardevolle onderdelen van de setup, net omdat er weinig aandacht aan nodig is. Dagelijkse facturatie verloopt automatisch, en ook Peppol, de standaard voor elektronische facturatie, werkt via de koppeling zonder extra handelingen.
“De koppeling met Octopus werkt eigenlijk vanzelf. Daar heb ik weinig omkijken naar.”
De boekhouder komt per kwartaal langs voor controle en afsluitingen. Dankzij Peppol belanden facturen vlot in het klantenportaal en van daaruit in de boekhouding, wat de samenwerking nog een stuk vlotter maakt.
De resultaten
- Prijswijzigingen: vroeger dubbel invoeren in ERP + webshop, nu éénmalig in Deskflow en automatisch online.
- Online bestellingen: vroeger manueel factureren, nu automatisch verwerkt.
- Herstellingen: vroeger een eigen systeem los van het ERP, nu een volledig geïntegreerde ticketflow.
- Facturatie naar boekhouding: vroeger manuele export, nu automatisch via de Octopus-koppeling.
- Stockbeheer: vroeger altijd achter en inconsistent, nu realtime bijgewerkt in webshop en ERP.
- Tijd tot product online: vroeger meerdere stappen in meerdere systemen, nu enkele minuten vanuit Deskflow.
Eerlijk over de implementatie
Tuinjolijt is open over het feit dat zo’n implementatie tijd en inzet vraagt. “Dit is geen plug-and-play. Je moet echt begrijpen hoe data, producten en koppelingen werken.” De opstart, inclusief productimport en configuratie, nam maanden in beslag, uitgevoerd naast de dagelijkse werking.
De zaakvoerder heeft een technische achtergrond en heeft in het verleden zelf systemen gebouwd. Zelfs met die bagage was dit een serieus traject. Kleine details, zoals consistente productnamen voor SEO, blijken cruciaal voor een goede werking. Het resultaat is evenwel een systeem dat schaalt met het bedrijf zonder extra administratieve last.
Conclusie
Voor Tuinjolijt heeft de combinatie van Deskflow en Octopus een fundamentele verandering gebracht: van gefragmenteerde systemen en dubbel werk naar één geïntegreerde flow die de volledige bedrijfswerking ondersteunt. De tijdswinst zit niet in één grote sprong, maar in de optelsom van tientallen dagelijkse handelingen die nu automatisch verlopen.
En dat laat ruimte voor wat Tuinjolijt écht onderscheidt: de expertise en service die klanten terugbrengt. 👉 Ontdek hoe de Deskflow x Octopus-koppeling voor een efficiënte workflow zorgt.
