Op zoek naar magazijnbeheer software die naast Teamleader werkt? PK Solutions ging van zestien uur stock tellen per kwartaal naar realtime voorraadcontrole over al hun magazijnlocaties, serienummers inbegrepen. Dit is hun verhaal.
Over PK Solutions
PK Solutions is gespecialiseerd in UPS-systemen (Uninterruptible Power Supply) en batterijoplossingen voor bedrijfskritische omgevingen. Hun klanten zijn voornamelijk bedrijven en industriële spelers, vaak via grote installatiepartners. Van computerzalen die niet mogen uitvallen tot machines waar een stroomonderbreking duizenden euro’s kost: PK Solutions levert, installeert en onderhoudt de systemen die dat voorkomen.
Het team combineert verkoop van nieuwe systemen met een uitgebreide service: preventief onderhoud, batterijvervangingen en depannages. Met een groeiend assortiment en stijgend volume werd het beheer van voorraad en serienummers steeds complexer.
De uitdaging: stock tellen met Excel
PK Solutions werkt al jaren met Teamleader voor sales, offertes, bestelbonnen en facturen. Daar ontbrak één ding: voorraadbeheer. De stock werd bijgehouden in Excel, voornamelijk om de waarde te bepalen voor de boekhouding.
In de praktijk betekende dat fysiek gaan tellen. Elk kwartaal trokken twee medewerkers er een volledige dag voor uit. Zestien manuren, elke drie maanden, enkel om te weten wat er op de rekken lag. En zelfs dan liep de informatie snel achter.
Als de boekhouder vroeg wat de stock vandaag waard was, kon je dat niet zeggen op basis van een Excel-lijst. Dan moest je eerst gaan tellen. En dan laat je al het andere werk liggen.
Mark Christien, operationeel verantwoordelijke bij PK Solutions
Daarnaast hield het team serienummers bij in een aparte Excel-lijst. Bij elke levering moest het serienummer manueel opgezocht, aan de juiste klant toegekend en in de lijst aangepast worden. Bij een kleiner volume was dat werkbaar, maar met een groeiend assortiment en stijgend aantal leveringen werd zowel het loggen als de frequentie van stocktellingen onhoudbaar. De tijd om dat allemaal bij te houden was er simpelweg niet meer.
De oplossing: magazijnbeheer software naast Teamleader
PK Solutions ontdekte Deskflow op het event WorkSmarter en zag de mogelijkheid om het gat in hun workflow te dichten. Deskflow werd niet ingezet als vervanging van Teamleader, maar als aanvulling: de voorraad- en leveringslaag die ontbrak. Vandaag gebruikt het team Deskflow voor drie kernfuncties.
Realtime voorraadwaarde
Bij elke inkomende levering wordt de stock in Deskflow verhoogd. Bij elke leverbon wordt ze verlaagd. Het resultaat: op elk moment een actueel beeld van wat er op voorraad is en wat het waard is, zonder te tellen.
Serienummers beheren
Serienummers worden bij ontvangst in Deskflow ingevoerd. Bij een leverbon wordt het specifieke serienummer meteen toegekend aan de klant. Geen aparte lijst, geen achterstand.
Locatie- en consignatiestock
PK Solutions beheert meerdere voorraadlocaties: de eigen voorraad, consignatievoorraden en de wagens van techniekers. Via Deskflow weet het team exact waar wat ligt en hoeveel er op elke locatie beschikbaar is.
Vroeger moest je altijd gaan kijken: hebben we dat? Nu kan iedereen via het dashboard zien of iets op stock is, ja of nee.
Mark Christien, operationeel verantwoordelijke bij PK Solutions
De koppeling met Teamleader: werkt meteen
De integratie tussen Teamleader en Deskflow verloopt automatisch. Zodra een deal in Teamleader wordt aanvaard, verschijnt die binnen enkele seconden in Deskflow. Van daaruit verwerkt het team de bestelling: goederen picken, een leverbon opmaken en de voorraad bijwerken.
Omgekeerd blijven sales, offertes en facturatie volledig in Teamleader. Het team hoeft niet te kiezen tussen twee systemen: elk platform doet waar het goed in is.
Ik denk niet dat we ooit hebben meegemaakt dat die koppeling niet werkte. Sinds die is opgezet, heeft die altijd gedraaid.
Mark Christien, operationeel verantwoordelijke bij PK Solutions
De resultaten
- Van 16 uur tellen naar 10 minuten. De kwartaaltellingen met twee man zijn verleden tijd. In de plaats: leverbonnen die meteen zijn opgemaakt, met voorraad die automatisch mee wordt bijgewerkt.
- Serienummers in realtime. Direct toegekend bij levering, automatisch gekoppeld aan de juiste klant. Volledige traceerbaarheid, essentieel voor garantieclaims en depannages.
- Voorraadwaarde op elk moment. De boekhouder vraagt hoeveel de stock vandaag waard is? Eén klik, op welke datum dan ook, inclusief historiek.
- Zicht voor het hele team. Niemand hoeft nog rond te lopen in het magazijn om te checken of iets op voorraad is. Het dashboard geeft iedereen direct antwoord.
Eerlijk over de implementatie
De overstap naar Deskflow verliep vlot, maar vereiste interne inzet. Een collega nam het voortouw en besteedde drie halve dagen per week aan de opstart: producten importeren, locaties instellen, de werkwijze eigen maken. Bij vragen stuurde hij een bericht naar de Deskflow-support en had snel antwoord zodat hij verder kon.
Er moet wel iemand intern mee bezig kunnen zijn, want anders lukt het niet. Maar hij is er geen weken aan bezig geweest. De support reageerde snel en dat hielp enorm.
Mark Christien, operationeel verantwoordelijke bij PK Solutions
De bestaande Excel-lijsten met artikelen en locaties werden geïmporteerd in Deskflow. Na een fysieke controle van de tellingen kon het team meteen aan de slag. Het resultaat: een systeem dat aansluit bij hoe PK Solutions al werkte, maar dan zonder het manuele werk.
Conclusie
Voor PK Solutions heeft de combinatie van Teamleader en Deskflow een concreet probleem opgelost: het gebrek aan zicht op de voorraad. Geen grote ERP-migratie, geen maandenlange implementatie, gewoon een gerichte aanvulling die doet wat Excel niet kon.
De tijdwinst zit in de optelsom: geen stocktellingen elk kwartaal meer, serienummers die automatisch meelopen, en een boekhouder die op elk moment de actuele voorraadwaarde kan opvragen. Dat laat ruimte voor waar PK Solutions echt het verschil maakt: de service en expertise die hun klanten verwachten wanneer het er écht toe doet. Benieuwd hoe dit werkt? Bekijk de Teamleader add-on voor voorraadbeheer.
