Pro forma factuur: wanneer, hoe en waarom gebruik je ze?

Als zaakvoerder is het essentieel om je klanten op de hoogte te houden van hun aankopen en alle bijhorende kosten. Een pro forma factuur kan hierbij handig zijn. In deze blogpost zullen we dieper ingaan op wat een pro forma factuur precies inhoudt, hoe het zich onderscheidt van offertes en gewone facturen, en waarom je een pro forma factuur kan gebruiken.

‍

Wat is een pro forma factuur?

‍

Een pro forma factuur is in feite een voorlopige factuur die je naar je klant stuurt voordat de daadwerkelijke levering of dienstverlening heeft plaatsgevonden. Het geeft gedetailleerde informatie over de verwachte kosten, zoals prijs per product of uurloon voor diensten, inclusief eventuele belastingen en verzendkosten. Het doel van een pro forma is om je klant meer transparantie te bieden over de totale kost voordat hij definitief besluit om tot aankoop over te gaan.

‍

Wat is het verschil tussen een offerte en een pro forma factuur?

‍

Velen vragen zich af wat nu net het verschil is tussen een offerte en een pro-forma factuur. Hoewel beide documenten vergelijkbaar zijn, zijn er toch subtiele verschillen tussen.

‍

Een offerte wordt meestal aan het begin van het verkoopproces gebruikt om potentiële klanten te voorzien van prijsinformatie en andere belangrijke details met betrekking tot het product of dienst. Het is een formeel aanbod dat klanten de mogelijkheid geeft om te beslissen of ze akkoord gaan met de voorgestelde prijs en voorwaarden. Een offerte draagt een nummer en vormt voor ondernemingen de basis om een samenwerking aan te gaan met de klant.

‍

Een pro forma factuur daarentegen wordt pas opgesteld nadat de klant akkoord is gegaan met de offerte en klaar is om tot aankoop over te gaan. Het verschil zit in het feit dat een pro forma factuur meer gedetailleerde informatie bevat over de kosten en betalingstermijnen. Het dient als document waarop je klant de bestelling kan betalen en bevestigen. Dit document kan niet worden gebruikt voor boekhoudkundige doeleinden en draagt geen officieel factuurnummer.

‍

In Deskflow kan je gemakkelijk offertes en pro forma facturen opstellen. Je kan ze zelfs helemaal naar je eigen hand zetten met logo’s, verschillende kleuren en lettertypes. Neem contact met ons op en we laten je zien hoe je gemakkelijk met een paar klikken jouw proforma kan opstellen.

‍

Welke informatie bevat een pro forma factuur?

‍

Een goed opgestelde pro forma factuur moet de volgende elementen bevatten:

1. Factuurnummer: Voor administratieve doeleinden, hoewel het niet hetzelfde is als een echt factuurnummer.
2. Datum: De datum waarop de pro forma factuur is uitgegeven.
3. Leverancier en klantgegevens: Namen, adressen en contactinformatie van zowel de leverancier als de klant.
4. Omschrijving van goederen/diensten: Gedetailleerde beschrijving van wat er verkocht gaat worden.
5. Hoeveelheden en prijzen: Specificeer de hoeveelheden, eenheidsprijzen, en totale kosten.
6. Leverings- en betalingsvoorwaarden: Verwachte leverdatum, leveringswijze, en betalingsvoorwaarden.
7. Valuta: De valuta waarin de transactie zal plaatsvinden.
8. Eventuele belastingen en toeslagen: Vermeld welke belastingen of bijkomende kosten van toepassing kunnen zijn.

‍

‍

Waarom zou je een proforma factuur gebruiken?

‍

Er zijn verschillende redenen waarom het gebruik van een pro-forma factuur voordelig kan zijn voor jouw onderneming:

1. Transparantie: Door je klanten een gedetailleerd overzicht te geven van de verwachte kosten, creëer je transparantie en vertrouwen in jouw bedrijf.
2. Financiële planning: Klanten kunnen hun budget beter beheren wanneer zij op voorhand weten welke kosten zij kunnen verwachten.
3. Bevestiging van bestelling: Een proforma kan dienen als bevestiging dat de bestelling correct is geplaatst en begrepen door zowel jou als jouw klant.
4. Douaneaangifte: In internationale handel kan een proforma worden gebruikt voor douanedoeleinden bij het verzenden van goederen naar het buitenland.

‍

Dus kort samengevat: wat is een proforma factuur?

‍

Een proforma factuur dient om klanten transparanter en gedetailleerdere informatie te bieden over de verwachte kosten. Het is belangrijk op te merken dat de proforma factuur geen wettelijk bindend document is en geen officiële boekhoudkundige gegevens bevat. Het is eerder een informatieve factuur dat helpt bij de planning en communicatie tussen de betrokken partijen.

‍