GS1 Sunrise 2027: wat 2D-barcodes vragen van je voorraadbeheer

Tegen eind 2027 wil GS1 dat kassa’s wereldwijd 2D-barcodes kunnen lezen: de QR-code powered by GS1 en de GS1 DataMatrix. De klassieke EAN-13 blijft bestaan, maar een 2D-code kan ook het lotnummer, de vervaldatum en het serienummer bevatten. Voor wie een barcode scanner voor voorraadbeheer gebruikt, is dat vooral een integratievraag. Leest je scanner die extra gegevens, en weet je voorraadsysteem er iets mee te doen?

Die transitie heet GS1 Sunrise 2027. In dit artikel lees je wat er verandert, welke data in de nieuwe codes zit en wat je scanner en software moeten kunnen. Je krijgt ook een stappenplan om je als KMO voor te bereiden.

Wat is GS1 Sunrise 2027 precies?

GS1 is de organisatie achter de EAN-barcode op zowat elk product in de winkel. Met Sunrise 2027 wil GS1 dat retailers tegen eind 2027 naast de lineaire barcode ook 2D-codes kunnen scannen aan de kassa. De ambitie is dat minstens 90% van de supermarkten wereldwijd daarvoor uitgerust is.

Drie dingen zijn belangrijk om te weten:

• De EAN-13 verdwijnt niet. Volgens GS1 Belgium & Luxembourg kun je de vertrouwde barcode ook na 2027 blijven gebruiken.
• Tijdens de overgang staan beide codes op de verpakking. Merkeigenaars zetten de 2D-code naast de lineaire barcode tot alle retailers mee zijn.
• Er is geen wettelijke verplichting. Als leverancier ben je niet verplicht over te stappen. In de praktijk kan een grote retailklant het wel vragen.

QR-code, DataMatrix of EAN-13: wat zit erin?

Een EAN-13 bevat enkel het GTIN, het unieke artikelnummer. Meer past er niet in. Een 2D-code heeft veel meer ruimte en bevat via de standaard GS1 Digital Link altijd het GTIN, eventueel aangevuld met extra velden.

Een gewone QR-code met een link naar je website is dus iets anders dan een GS1 QR-code. Het verschil zit in de gestructureerde gegevens. Elk veld heeft een vaste code, een zogenaamde Application Identifier (AI). Zo staat bijvoorbeeld (01) voor het GTIN, (10) voor het lotnummer en (17) voor de vervaldatum.

Waarom dit een integratievraag is voor je voorraadbeheer

De kassa van de supermarkt krijgt de meeste aandacht. Toch zit de grootste winst voor een handelaar of producent in het eigen magazijn. Vandaag scant een magazijnmedewerker bij ontvangst vaak de EAN en typt hij het lotnummer en de vervaldatum er met de hand bij. Dat kost tijd en er sluipen fouten in.

Staat alles in één 2D-code, dan kan één scan het artikel, het lot en de houdbaarheidsdatum tegelijk registreren. Dat werkt alleen als drie schakels op elkaar aansluiten:

1. De scanner moet 2D-codes kunnen lezen. Een oudere barcode scanner voor voorraadbeheer met laser leest enkel lineaire barcodes.
2. De software moet de gescande tekenreeks opsplitsen in de juiste velden. Anders belandt de volledige code als één lange tekst in het artikelveld.
3. Het voorraadsysteem moet lotnummers en vervaldatums per lot kunnen opslaan en gebruiken, bijvoorbeeld om te picken op het lot dat het eerst vervalt.

Voor bedrijven die voeding verdelen komt daar nog iets bij. De Europese verordening 178/2002 verplicht elke schakel in de keten om te kunnen aantonen van wie een product kwam en aan wie het geleverd werd. Hoe meer van die data automatisch binnenkomt, hoe sneller je bij een terugroeping weet welke klanten een lot kregen. Meer over dat onderwerp lees je in ons artikel over voorraadbeheer met batches en serienummers.

Wat moet een barcode scanner voor voorraadbeheer kunnen?

Twijfel je of je huidige barcode scanner voor voorraadbeheer klaar is voor 2D-codes? Loop dan deze checklist door.

• 2D-codes lezen. Een camerascanner of een recente smartphone leest QR-codes en DataMatrix-codes. Een klassieke laserscanner doet dat niet.
• GS1-velden herkennen. De software splitst GTIN, lot, vervaldatum en serienummer automatisch op.
• Lot en vervaldatum opslaan bij ontvangst. Zonder die registratie heeft de extra data geen waarde.
• Picken op vervaldatum. Het systeem stuurt naar het lot dat het eerst vervalt (FEFO: first expired, first out).
• Zelf labels printen. Als je eigen producten maakt of herverpakt, moet je ook zelf 2D-codes kunnen aanmaken.
• Dezelfde productdata op elk kanaal. Je webshop, B2B-portaal en retailklanten moeten met hetzelfde GTIN en dezelfde artikelgegevens werken.

Die laatste schakel wordt vaak vergeten. Wie via meerdere kanalen verkoopt, beheert zijn artikelgegevens liefst op één plek. Anders klopt het GTIN in de webshop niet met dat in het magazijn, en dan helpt ook de beste scanner niet.

Een smartphone is voor veel KMO’s de eenvoudigste manier om 2D-codes te lezen zonder nieuwe hardware. In ons artikel over een voorraadbeheer app op je smartphone lees je hoe dat werkt.

Stappenplan: zo bereid je je voor

Je hoeft niet alles tegelijk om te gooien. Met deze vijf stappen kom je er stap voor stap.

1. Breng in kaart welke codes je ontvangt en verstuurt. Kijk welke leveranciers al 2D-codes op hun verpakking zetten en welke klanten erom vragen.

2. Controleer je scanners. Noteer welke barcode scanner in je voorraadbeheer enkel lineaire barcodes leest. Vaak volstaat een smartphone of een camerascanner als vervanging.

3. Test met één productgroep. Kies een productgroep met loten of vervaldatums en test de volledige flow: ontvangst, stockage, picking en levering.

4. Pas je labels aan. Maak je eigen producten, vraag dan een GS1-lidmaatschap aan als je dat nog niet hebt en laat je labels aanpassen. Houd de EAN-13 voorlopig naast de 2D-code.

5. Synchroniseer je kanalen. Zorg dat webshop, portaal en voorraadsysteem dezelfde artikelgegevens gebruiken. Een koppeling tussen die systemen voorkomt dubbel werk.

Een voorbeeld uit de praktijk

Neem een fictieve distributeur van droge voeding met twaalf medewerkers. Hij levert aan speciaalzaken, horeca en een regionale supermarktketen. Zijn leveranciers zetten steeds vaker een GS1 DataMatrix op hun dozen, met lot en vervaldatum erin.

Vandaag scant zijn magazijnploeg bij ontvangst de EAN en noteert ze het lot en de datum op papier. Nadien typt iemand op kantoor alles over. Met een barcode scanner die de 2D-code leest en voorraadbeheer dat de velden opvangt, gebeurt dat in één handeling. Bij het picken krijgt de medewerker meteen het lot dat het eerst vervalt. Komt er een terugroeping, dan ziet de zaakvoerder in enkele minuten welke klanten het lot kregen.

Conclusie

GS1 Sunrise 2027 gaat op het eerste gezicht over de kassa. Voor een handelaar of producent zit de echte vraag in het magazijn en in de koppelingen tussen systemen. Een 2D-code levert pas iets op als je barcode scanner hem leest en je voorraadbeheer de gegevens opslaat en gebruikt. Wie nu één productgroep test, staat klaar wanneer leveranciers en retailklanten massaal overschakelen.

Veelgestelde vragen

Verdwijnt de EAN-barcode in 2027?

Nee. De EAN-13 blijft ook na 2027 bruikbaar. Tijdens de overgang staan de lineaire barcode en de 2D-code meestal naast elkaar op de verpakking.

Ben ik verplicht om over te stappen op 2D-barcodes?

Er is geen wettelijke verplichting. GS1 Sunrise 2027 is een afspraak binnen de sector. Een grote retailklant kan het wel als voorwaarde stellen.

Kan mijn smartphone 2D-codes lezen voor voorraadbeheer?

Ja, de camera van een recente smartphone leest QR-codes en DataMatrix-codes. Je hebt wel een app nodig die de GS1-velden zoals lot en vervaldatum herkent en in je voorraadsysteem opslaat.

Wat is het verschil tussen een gewone QR-code en een GS1 QR-code?

Een gewone QR-code bevat meestal enkel een weblink. Een GS1 QR-code volgt de standaard GS1 Digital Link en bevat altijd het GTIN, eventueel aangevuld met lot, vervaldatum of serienummer.