Privacyverklaring

Wie zijn wij?

BV De Cock ICT, handelend onder de naam Deskflow, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de website www.deskflow.eu en het Deskflow-platform worden verzameld.

BV De Cock ICT heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, aangezien de aard en omvang van onze verwerkingen dit wettelijk niet vereisen. Voor alle privacy-gerelateerde vragen kunt u terecht via info@deskflow.eu.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de manier waarop u met ons in contact treedt, verwerken wij de volgende categorieën van persoonsgegevens:

Identificatie- en contactgegevens

• Naam, voornaam, functietitel
• E-mailadres, telefoonnummer
• Bedrijfsnaam en ondernemingsnummer
• Factuur- en leveringsadres

Gebruiksgegevens en technische gegevens

• IP-adres en apparaatinformatie (type toestel, besturingssysteem, browser)
• Bezochte pagina's, klikgedrag en sessieduur op onze website
• Aanmeldtijden en gebruikspatronen in het Deskflow-platform

Communicatie- en interactiegegevens

• Inhoud van berichten via het contactformulier of per e-mail
• Notities en gespreksverslagen vanuit ons CRM-systeem
• Voorkeuren voor marketing- en nieuwsbriefcommunicatie

Klant- en facturatiegegevens

• Abonnements- en contractgegevens
• Betaalhistoriek (geen volledige betaalkaartgegevens)

De persoonsgegevens zijn afkomstig van: uzelf (rechtstreeks via formulieren, e-mail of telefonisch contact), automatisch via uw gebruik van onze website of ons platform, en in sommige gevallen via publiek beschikbare bronnen of zakelijke netwerken voor prospectiedoeleinden.

Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens enkel voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De onderstaande tabel geeft per doeleinde de rechtsgrond op grond van artikel 6 AVG aan.

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG), hebben wij een belangenafweging uitgevoerd waarbij wij hebben vastgesteld dat ons belang niet onevenredig zwaarder weegt dan de rechten en vrijheden van de betrokkenen. U heeft het recht om hiertegen bezwaar te maken (zie artikel 8).

Wanneer u toestemming heeft verleend voor marketing of cookies, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór intrekking aantast. U kunt uw toestemming intrekken via info@deskflow.eu of, voor cookies, via de cookiebanner op onze website.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaarverplichtingen.

Ontvangers en verwerkers

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derden tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, wettelijk verplicht is, of u hiervoor toestemming heeft verleend. Met alle externe verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten in overeenstemming met artikel 28 AVG.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

Internationale doorgifte van gegevens

Sommige van onze verwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name in de Verenigde Staten. Doorgifte van persoonsgegevens naar een derde land is enkel toegestaan wanneer een passend beschermingsniveau is gewaarborgd overeenkomstig hoofdstuk V AVG.

Voor doorgiftes naar de VS baseren wij ons op de volgende waarborgen:

• EU–US Data Privacy Framework (DPF): Verwerkers die gecertificeerd zijn onder het DPF (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie d.d. 10 juli 2023) bieden een passend beschermingsniveau. Dit geldt onder meer voor Google LLC en HubSpot Inc. (voor zover gecertificeerd).
• Standaardcontractbepalingen (SCC's): Wanneer een verwerker niet onder het DPF valt, maken wij gebruik van de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (besluit 2021/914/EU) als passende waarborg.

U kunt een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen via info@deskflow.eu.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Deskflow maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming zoals bedoeld in artikel 22 AVG, dat wil zeggen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Wij maken wel gebruik van eenvoudige segmentatie (bijv. het segmenteren van e-maillijsten op basis van sector of gedrag) voor marketingdoeleinden. Dit wordt niet beschouwd als profilering in de zin van artikel 22 AVG, maar u heeft te allen tijde het recht bezwaar te maken (zie artikel 8).

Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (art. 15 AVG): U kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG): U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
• Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG): U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze bij te houden.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): U kunt in bepaalde gevallen vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG): U kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct-marketingdoeleinden. Bij bezwaar tegen direct marketing staken wij de verwerking onmiddellijk.
• Recht op intrekking van toestemming (art. 7(3) AVG): Wanneer verwerking op uw toestemming berust, kunt u deze op elk moment intrekken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.
• Recht om een klacht in te dienen (art. 77 AVG): U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit (zie artikel 13).

Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging, wijziging of openbaarmaking. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Versleuteling van gegevens in transit via TLS/HTTPS
• Toegangscontrole op basis van het 'need-to-know'-principe
• Regelmatige back-ups en disaster recovery-procedures
• Vertrouwelijkheidsverplichtingen voor medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) die een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij dit overeenkomstig artikel 33 AVG binnen 72 uur melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit. Wanneer het datalek een hoog risico inhoudt, brengen wij u hiervan ook persoonlijk op de hoogte (art. 34 AVG).

Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Wij onderscheiden de volgende categorieën:

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de cookiebanner op onze website of door uw browserinstellingen te wijzigen. Houd er rekening mee dat het weigeren van bepaalde cookies de functionaliteit van onze website kan beperken.

Voor meer informatie over de specifieke cookies die wij plaatsen, kunt u contact opnemen via info@deskflow.eu.

Gegevens van minderjarigen

De diensten van Deskflow zijn uitsluitend bestemd voor professioneel gebruik door bedrijven en zelfstandigen. Onze website en ons platform zijn niet gericht op minderjarigen onder de leeftijd van 18 jaar.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Indien wij vernemen dat wij per vergissing persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, verwijderen wij deze zo snel mogelijk. Ouders of voogden die van mening zijn dat hun kind gegevens aan ons heeft verstrekt, kunnen contact opnemen via info@deskflow.eu.

Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze verwerkingsactiviteiten of in de geldende wetgeving te weerspiegelen. De meest actuele versie is steeds beschikbaar op www.deskflow.eu/privacyverklaring.

Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via e-mail of via een prominente mededeling op onze website. De datum van de laatste update staat bovenaan deze pagina vermeld.

Contact en klachtenprocedure

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan gerust contact op:

Bent u niet tevreden met ons antwoord of bent u van mening dat wij uw persoonsgegevens niet conform de AVG verwerken, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit: